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Introduction
Structure d'une feuille de calcul
Formules
Opérateurs arithmétiques
Opérateurs relationnels et logiques
Les fonctions
Copie de formules
Graphiques
 
 

Introduction

Les utilisateurs de micro-ordinateurs qui doivent se livrer à de nombreux calculs ou qui ont à préparer des prévisions budgétaires, des simulations financières ou autres, achètent presque toujours un tableur. Un tableur affiche une feuille de calcul, composée de cellules (jusqu'à plusieurs milliers), arrangées en lignes et colonnes :

L'originalité du tableur réside dans sa capacité à recalculer tous les résultats affectés par une modification du contenu d'une ou de plusieurs cellules.

feuille.gif (4590 octets)

Chacune des cellules d'une feuille de calcul peut contenir :

Caractéristiques principales d'un bon tableur :



Structure d'une feuille de calcul

 

Une feuille de calcul est constituée de lignes et de colonnes dont les intersections forment les cellules. Ces dernières sont généralement repérées par des lettres (ou des combinaisons de lettres) et des nombres. On parlera par exemple de la cellule C4, représentant l'intersection de la colonne C avec la ligne numéro 4. On dira aussi que C4 représente la référence ou l'adresse de la cellule en question.

Comme on l'a déjà dit, une cellule peut contenir du texte, un nombre ou une formule. A part le contenu, l'utilisateur peut aussi modifier l'aspect visuel de la cellule en agissant sur les attributs de la cellule (à part les attributs de caractères -gras, italique, etc-, on distingue également les différents formats de présentation des nombres, des dates, etc). En fait, une cellule contient 3 plans différents d'informations.

couches.gif (6615 octets)

 


Formules

 

Une formule n'est rien d'autre que la traduction d'une expression mathématique dans un langage informatique approprié. Dans les tableurs modernes, une formule commence toujours par le signe =. Une expression dans un langage de tableur peut contenir des nombres, des opérateurs, des fonctions et des références à des cellules ou des plages de cellules. Parfois, il est également possible de gérer des variables, permettant ainsi la mémorisation de valeurs intermédiaires très utiles lors d'itérations. On dispose alors d'un langage de programmation proche d'un langage informatique classique tel que le BASIC.
 
Note
Tous les exemples qui suivent sont tirés d'exercices effectués avec la version française d'Excel 97 de la suite Microsoft Office. Si vous utilisez une version en anglais par exemple, il faudra traduire le nom des fonctions. Par exemple, la fonction SOMME devient SUM, MOYENNE devient AVERAGE, SI devient IF, etc.

Exemples :

= 1 + 2

= 7 - RACINE (A3 + TotalVentes)

= 100 + A2 * 15%

= SOMME (B1:B5) + 10 * MOYENNE (C1:C5)

= SI (A1 > 4; A1 * PI() / 180; 0)
 
 

Décortiquons la deuxième formule ci-dessus. On distingue :

fonction.gif (3818 octets)

 


Opérateurs arithmétiques

 

Les opérateurs arithmétiques permettent de combiner des résultats d'expressions numériques, ainsi que des nombres. Les opérateurs ci-dessous sont généralement disponibles :
Opérateur
Opération
Ordre de priorité
+
addition
5
-
soustraction
5
*
multiplication
4
/
division
4
-
moins (ex: -3)
3
^
exponentiation
2
%
calcul d'un pourcentage
1
 

Ordre de priorité

Lorsqu'une formule contient plusieurs opérateurs, l'ordre de priorité qui s'applique à ceux-ci permet de connaître quelle opération sera exécutée en premier. Le tableau ci-dessus récapitule ainsi l'ordre de priorité des opérateurs arithmétiques.

Lorsque deux opérateurs ont la même priorité, le calcul s'effectue de la gauche vers la droite. Exemple :

=3+4*5/2

Le résultat est 13.

Pour modifier l'ordre de priorité des opérateurs dans une formule, placez les opérations correspondantes entre parenthèses. Lorsque vous imbriquez des parenthèses dans d'autres parenthèses, le traitement s'effectue à partir des opérations placées entre les parenthèses qui se trouvent le plus à l'intérieur de la formule et jusqu'à celles placées entre les parenthèses les plus extérieures. Exemple :
=((3+4)*5)*4

Le résultat est 140.



Opérateurs relationnels et logiques

 

Les opérateurs relationnels testent (comparent) la relation existante entre deux nombres, deux chaînes de caractères, etc. Ils sont très utiles avec la fonction SI (voir le chapitre suivant).
Opérateur
Opération
=
égal
<>
différent de
<
plus petit que
>
plus grand que
<=
plus petit ou égal
>=
plus grand ou égal
 

Les opérateurs logiques permettent d'effectuer les opérations logiques du NON (négation), du ET et du OU entre deux valeurs ou expressions relationnelles. Ils existent en tant que fonctions dans Claris Works et Excel.

Opérateur
Microsoft Works
Fonction
Claris Works ou Excel
Opération
~
NON (arg)
négation
&
ET (arg1; arg2; ... argN)
ET logique
|
OU (arg1; arg2; ... argN)
OU logique
 

Exemples :

= ~ ( (5 < 4) & (6 < 7) ) Microsoft Works affichera la valeur 1 dans la cellule.

= NON (ET (5 < 4; 6 < 7)) Claris Works et Excel afficheront la valeur VRAI.



Les fonctions

 

Définition : 
Une fonction est un petit programme exécutant un travail particulier (calcul d'une somme, d'une moyenne, etc). Une fonction est utilisée dans une formule après le signe = et retourne toujours une valeur qui sera :
  • soit affichée dans la cellule;
  • soit utilisée dans le calcul d'une expression plus complexe.

Le logiciel Microsoft Works possède 57 fonctions, alors qu'un logiciel comme Excel en possède plus de 300. La liste des fonctions à disposition et leur syntaxe (la manière de les utiliser) peut toujours être obtenue dans l'aide intégrée au logiciel (touche F1 ou le ? dans la barre des menus).

Chaque fonction est identifiée par un nom qu'il faut taper en entier. Dans Claris Works et Excel, on peut « coller » une fonction sans devoir taper son nom. Une fonction nécessite presque toujours un ou plusieurs paramètres passés comme arguments de la fonction. Ceux-ci doivent se trouver entre parenthèses et doivent être séparés généralement par des points-virgules. Les paramètres sont souvent des nombres, des références à des cellules ou encore des expressions plus complexes.

Exemple :

somme.gif (2079 octets)

Les principales fonctions à connaître sont :

Nom de la fonction
Opération
SOMME (arg1; arg2; ... argN)
Calcul de la somme d'une série de valeurs.
MOYENNE (arg1; arg2; ... argN)
Calcul d'une moyenne.
MAX (arg1; arg2; ... argN)
Calcul du maximum d'une liste de valeurs.
MIN (arg1; arg2; ... argN)
Calcul du minimum d'une liste de valeurs.
ARRONDI (nombre; décimales) 
Calcul de l'arrondi de l'argument nombre à un certain nombre de décimales.
ENT (nombre) 
Retourne la partie entière d'un nombre.
SI (cond; expr1; expr2)
Si la condition est vraie, calcul de l'expression qui suit, autrement calcul de la deuxième expression.
 

La fonction ARRONDI nécessite quelques commentaires, car les problèmes d'arrondi reviennent fréquemment et les utilisateurs de tableurs ont quelque peine à l'utiliser correctement. Le deuxième argument décimales permet d'arrondir facilement une valeur à l'entier, au dixième, au centième, etc :
 

=arrondi(75.6667;-3)
0
arrondi au millier le plus proche
=arrondi(75.6667;-2)
100
arrondi à la centaine la plus proche
=arrondi(75.6667;-1)
80
arrondi à la dizaine la plus proche
=arrondi(75.6667;0)
76
arrondi à l'entier le plus proche
=arrondi(75.6667;1)
75.7
arrondi au dixième le plus proche
=arrondi(75.6667;2)
75.67
arrondi au centième le plus proche
=arrondi(75.6667;3)
75.667
arrondi au millième le plus proche

Mais comment le banquier doit-il calculer l'arrondi aux 5 centimes près d'une conversion d'argent en monnaie étrangère vers le franc suisse par exemple ? Comment un professeur doit-il arrondir une note d'examen au ¼ de point près ou une moyenne de branche au ½ point près ?

Pour effectuer de tels arrondis, il suffit de diviser la valeur à arrondir par la précision (0.05 ou 0.5 dans nos deux exemples), d'arrondir ensuite la valeur à l'entier le plus proche (décimales=0), puis de multiplier à nouveau la valeur trouvée par la précision. Nous pouvons généraliser la méthode par la formule :
 
=arrondi (V / P ; 0) * P

avec V = la valeur à arrondir et P = la précision de l'arrondi

Essayons d'arrondir 75.6667 Frs de notre banquier et décortiquons le calcul :
 
=arrondi (75.6667 / 0.05; 0) * 0.05
=
?
75.6667 / 0.05
=
1513.334
premier calcul effectué
arrondi (1513.334; 0)
=
1513
arrondi à l'entier le plus proche
1513 * 0.05
=
75.65
valeur finale

En fait, la méthode fonctionne à tous les coups ! Essayez d'arrondir une note d'examen de 4.69 au ¼ de point près. Vous devriez trouver l'une des deux solutions ci-après :

=arrondi (4.69 / 0.25; 0) * 0.25

=arrondi (4.69 * 4; 0) / 4

… et un résultat de 4.75 !
 
 

Pour les formules scientifiques, on ajoutera encore :

Nom de la fonction
Opération
PI ( )
Retourne la valeur du nombre p .
SIN (x)
Retourne le sinus de l'angle x exprimé en radians.
COS (x)
Retourne le cosinus de l'angle x exprimé en radians.
TAN (x)
Retourne la tangente de l'angle x exprimé en radians.
ATAN (x)
Retourne l'angle en radians dont la tangente est x.
RADIANS (x)
Retourne la valeur en radians d'un angle x exprimé en degrés.
DEGRES (x)
Retourne la valeur en degrés d'un angle x exprimé en radians.
RACINE (x)
Retourne la racine carrée de l'argument x.
 

Notes :

    La fonction radians n'existe pas dans tous les logiciels. Dans ce cas, pour convertir un angle de degrés en radians, il faut multiplier les degrés par p et diviser le tout par 180. Exemple de calcul du sinus d'un angle de 45 degrés :
= SIN (45 * PI() / 180)
  1. Inversement, le calcul en degrés d'un angle dont la tangente est 1 se calculera de la manière suivante :
= ATAN (1) * 180 / PI()
Fonctions permettant de manipuler des dates

Parfois, il est nécessaire de calculer le nombre de jours entre deux dates ou de calculer une nouvelle date à partir d'une autre (il y a bien sûr encore d'autres possibilités). Les tableurs utilisent fréquemment un format numérique spécial pour mémoriser les dates. Dans Claris Works, il s'agit d'un nombre entier représentant le nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1904. Exemple :

=ANNEE (32768)

renvoie 1993.

Cet exemple indique que la date numérique 32768, soit le 18 septembre 1993, correspond à l'année 1993. Le tableau à la page suivante résume les fonctions qui manipulent des dates ...
 
 

Fonctions de manipulation de dates :

Nom de la fonction
Opération
DATE (année;mois;jour)
Calcul d'une date à partir de l'année, du mois et du jour dans ce mois. Généralement, les tableurs calculent un nombre entier qui correspond aux nombres de jours écoulés depuis une date de référence (par exemple, le 1.1.1904 pour Claris Works). Dans ce cas-là, il faut encore demander un format date pour que l'affichage corresponde à une date.
ANNEE (date)
Retourne l'année contenue de la date passée comme argument de la fonction. 
MOIS (date)
Retourne le mois contenu dans la date passée comme argument de la fonction. 
JOUR (date)
Retourne le jour contenu dans la date passée comme argument de la fonction. 


Copie de formules

 

Lorsque l'utilisateur copie une formule, les références qu'elle contient sont automatiquement mises à jour. Cette caractéristique est importante car elle permet d'appliquer une même formule à un ensemble de nombres, sans devoir saisir cette formule plusieurs fois.

Bien sûr, on ne désire pas dans tous les cas une mise à jour automatique des références des cellules. Ainsi, tous les tableurs permettent de spécifier des références absolues à l'aide d'un signe particulier (souvent le « $ »). On peut ainsi distinguer les références suivantes :

Cellule
Référence de ligne
Référence de colonne
A34
relative
relative
$A34
relative
absolue
A$34
absolue
relative
$A$34
absolue
absolue
 

Les références absolues sont souvent utiles lorsque les formules à copier font appel à une valeur constante qui se trouve dans une cellule bien précise.



Graphiques

 

De nombreux types de graphiques peuvent être dessinés avec un tableur. Si le logiciel Works est rudimentaire dans ce domaine, il permet tout de même la sortie de graphiques commerciaux intéressants. Exemple d'histogramme avec Microsoft Works :

graph1.gif (4270 octets)

Le principe initial pour créer un graphique est toujours le même : il faut d'abord définir l'ensemble des nombres qui seront représentés graphiquement, généralement à l'aide d'une sélection avec la souris. Puis, il faut appeler l'outil graphique présent sur la barre d'outils (par un clic avec la souris). Ce module vous demandera immédiatement quel type de graphique vous désirez créer (histogramme, camembert, etc).

Un logiciel comme Excel permet ensuite « d'habiller » directement le graphique avec des titres ou légendes en suivant simplement les recommandations des assistants (programmes spécialisés). Exemple de graphique 3D avec Excel :

graph2.gif (3183 octets)