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De l'opératrice de traitement de texte à l'assistante de
direction ou à la secrétaire
juridique, les compétences mises en oeuvre varient. Il existe cependant
un fond d'activités
communes aux secrétaires : saisie sur ordinateur, classement des
dossiers, accueil des
personnes, contacts téléphoniques...
La secrétaire doit savoir maîtriser un logiciel de traitement
de texte et un tableur, connaître
la présentation assistée par ordinateur, posséder
une bonne orthographe et savoir
rédiger, savoir utiliser la télécopie, les messageries
électroniques voire l'Internet.
L'assistante de direction est le bras droit de son patron. Elle le décharge
de toutes les
tâches administratives, organise ses journées, ses voyages,
assure son secrétariat
personnel, élabore son courrier à partir de ses consignes.
Elle est également chargée
d'organiser les réunions de travail : elle prépare les dossiers,
s'occupe de prévenir les
personnes concernées et assiste à ces réunions de
travail pour en assurer les compte
rendus. L'assistante de direction peut également s'investir dans
l'organisation de salons.
Elle peut aussi être amenée à utiliser une ou plusieurs
langues étrangères, voire à en faire
sa spécialité comme la secrétaire trilingue capable
de rédiger et de s'exprimer en deux
langues étrangères.
La secrétaire juridique assiste tous les professionnels du droit
: avocats, avoués, notaires,
huissiers... en cabinets privés, mais elle peut également
travailler dans les services
juridiques des entreprises. Elle assure les tâches classiques de
secrétariat : saisie de
documents, classement, accueil, téléphone... mais elle doit
impérativement être à l'aise
avec le vocabulaire du droit.